Datenschutzerklärung für die
Kunden und Geschäftspartner (sowie deren MitarbeiterInnen) der
Gebr. Conrad GmbH, Erftstadt
Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für unser Unternehmen. Wir haben als für die Verarbeitung Verantwortlicher, zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst weitgehenden Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.
Auch gegenüber Ihnen, als Kunden und Geschäftspartnern sowie deren MitarbeiterInnen, möchten wir den Informations- und Transparenzpflichten zur Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen nachkommen.
Unter personenbezogenen Daten versteht man solche, die von einem Verantwortlichen dazu genutzt werden können, Ihre Identität offenzulegen, wie zum Beispiel Ihr Name, Ihre Post- oder Ihre E-Mail-Adresse, oder Daten die sich auf Sie als identifizierbare Person beziehen.
Verantwortlicher für die im Folgenden beschrieben Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens und im Sinne der Datenschutznormen ist
Gebr. Conrad GmbH
Bonner Ring 7
50374 Erftstadt
Tel.: +49 2235 955 855
Fax: +49 2235 955 853
Internet: www.gebr-conrad.de
E-Mail: info@gebr-conrad.de
Wenn Sie Fragen zu unserem Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutz-beauftragten:
Ralf A. Lanz
Ernastraße 10
53881 Euskirchen
Tel.: +49 2255 9218-235
E-Mail: rlanz@lanz-consult.de
Vorab möchten wir Sie bereits kurz auf Ihre Rechte als betroffene Personen hinweisen:
Sie haben das Recht von der Gebr. Conrad GmbH eine Bestätigung zu verlangen, ob Ihre Daten von ihr verarbeitet werden und ggf. das Recht auf Auskunft. Weiter haben Sie das Recht unverzügliche Berichtigung von Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen sowie, gegebenenfalls, die unverzügliche Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung. Zudem haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sodann haben Sie auch das Recht der Datenübertragbarkeit. Schließlich haben Sie auch das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Wenn Sie ausführlichere Informationen zu Ihrer Rechten benötigen, finden Sie weitergehende Informationen in diesem Dokument unter „Ausführlich: Ihre Rechte als betroffene Person“.
Unsere Datenschutzerklärung benutzt Begriffe, die in der Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz Verwendung finden. Die Datenschutzerklärung soll leicht verständlich sein. Aus diesem Grund können Sie sich hier eine Begriffserklärung wichtiger Begrifflichkeiten nachlesen.
Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, welche Datenkategorien wir erheben und wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:
Zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Allgemeines
Bei keiner der im Folgenden beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten findet eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt.
Sofern wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten externe Dienstleister einsetzen, haben wir mit diesen, sofern notwendig, Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Daten nur auftragsgemäß nach unserer Weisung verarbeitet werden und die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewährleistet bleibt.
Sofern die Verarbeitungen auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht diese zu widerrufen.
Folgen der Nichtbereitstellung von Daten: sollten Sie Ihre Daten für eine der Verarbeitungstätigkeiten nicht bereitstellen, so kann dies ggf. die Nichtdurchführbarkeit Ihres Geschäftsauftrags zur Folge haben.
Verarbeitungstätigkeit: Warenwirtschaftssystem, elektronischer Verkaufsassistent und Neuwagen-Disposition und -Abwicklung
Zweck(e) der Verarbeitung: Zentrales Steuerungssystem für Warenwirtschaft, Erstellung von Angeboten und Aufträgen, Bestellung von Fahrzeugen beim Hersteller, Fahrzeug-Finanzierungen und Leasing.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Durchführung von Vertragsverhältnissen.
Kategorien personenbezogener Daten: Name, Adresse, Kontaktdaten, bei Kreditgeschäften ggf. Geburtsdatum, Personalausweisdaten, Gehalt, Arbeitgeber, Verbindlichkeiten, Familienstand, Beruf, Kontodaten, Identnummer Fahrzeuge, Kennzeichen Fahrzeuge.
Empfänger der Daten:Hersteller, Leasing- und Finanzierungsgeber
Dauer der Speicherung: Bis zur Beendigung von gesetzlich oder steuerrechtlich vorgeschrieben Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 10 Jahre) oder bis zur Verjährung möglicher Ansprüche (i.d.R. 3 Jahre).
Verarbeitungstätigkeit: Kundenmanagement
Zweck(e) der Verarbeitung: Erfassung von Kunden für Kundenverkaufs- und Reparaturaufträge.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Durchführung Kundenaufträgen sowie Ihre Einwilligung nach Art. 6 I lit. a DS-GVO bei der Erfassung zur Einladung von Kunden und Interessenten zu Werbeveranstaltungen.
Kategorien personenbezogener Daten: Name; E-Mail-Adresse; Nutzungsdaten; Verkehrsdaten.
Dauer der Speicherung: Manuelle Löschung nach 6 Jahren. Ausgenommen sind Daten, für die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten.
Verarbeitungstätigkeit: Kundenservice und Reklamation
Zweck(e) der Verarbeitung: Abstimmung mit Herstellern, Lieferanten, Transportunternehmen zur Umsetzung von Vertrags-, Gewährleistungs – und Garantieansprüchen sowie ggf. Bearbeitung von Kundenreklamationen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Durchführung von Vertragsverhältnissen.
Kategorien personenbezogener Daten: Name, Adresse und Kontaktdaten, Fahrzeugdaten.
Empfänger der Daten: Hersteller, Lieferanten, Transporteure.
Dauer der Speicherung: Bis zur Beendigung von gesetzlich oder steuerrechtlich (i. d. R. 10 Jahre) vorgeschrieben Aufbe-wahrungsfristen oder bis zur Verjährung möglicher Ansprüche (i. d. R. 3 Jahre).
Verarbeitungstätigkeit: Fahrzeugvermietung und Fuhrparkverwaltung
Zweck(e) der Verarbeitung: Erstellung von Mietverträgen von Ersatzfahrzeugen sowie der Rechnungslegung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Durchführung von Vertragsverhältnissen.
Kategorien personenbezogener Daten: Name, Anschrift (geschäftlich), Anschrift (privat), Kontaktdaten, Geburtsdatum, Position, Führerscheindaten, Eigentümer von Fahrzeugen (z.B. Leasingggeber), ggf. Unfallbeteiligte, KfZ-Haftpflichtversicherer, ggf. beteiligte Dritte.
Dauer der Speicherung: Bis zur Beendigung von gesetzlich oder steuerrechtlich (i. d. R. 10 Jahre) vorgeschrieben Aufbe-wahrungsfristen oder bis zur Verjährung möglicher Ansprüche (i. d. R. 3 Jahre).
Verarbeitungstätigkeit: Fahrzeugbewertung DAT
Zweck(e) der Verarbeitung: Erstellung von Wertgutachten, Kostenvoranschläge für Reparaturen an Fahrzeugen sowie Zeitwertberechnungen zum Zwecke der Wertfindung von Fahrzeugen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Wertfindung für Angebote und Kostenvoranschläge zur Anbahnung von Kundenverträgen.
Kategorien personenbezogener Daten: Name, Adresse, Kennzeichen Fahrzeug-Identnummer.
Empfänger der Daten: DAT Deutschland.
Dauer der Speicherung: Bis zur Beendigung von gesetzlich oder steuerrechtlich vorgeschrieben Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 10) Jahre oder bis zur Verjährung möglicher Ansprüche (i.d.R. 3 Jahre).
Verarbeitungstätigkeit: Schriftliche Abwicklung des Geschäftsverkehrs
Zweck(e) der Verarbeitung: Abwicklung des Geschäftsverkehrs und Korrespondenz sowie Protokollierung von Projekten, Besprechungen, Speicherung von Kontaktpersonen bei Lieferanten und Kunden, etc.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Durchführung von Vertragsverhältnissen sowie Abwicklung der allgemeinen Geschäftstätigkeiten als berechtigtes Interesse, Art. 6 I lit. f DS-GVO.
Kategorien personenbezogener Daten: Name, Adresse und Kontaktdaten im Unternehmen, sonstige personenbezogene Daten im Unternehmen, ggf. Funktion in Aufgaben, Projekten.
Dauer der Speicherung: Bis zur Beendigung von gesetzlich oder steuerrechtlich (i. d. R. 6 - 10 Jahre) vorgeschrieben Aufbewahrungsfristen oder bis zur Verjährung möglicher Ansprüche (i. d. R.: 3 Jahre).
Verarbeitungstätigkeit: E-Mail-Verkehr, Fax und Terminverwaltung
Zweck(e) der Verarbeitung: Verarbeitung von E-Mail, Kontakten, Notizen, Termin- und Kapazitätsplanung der Werkstatt, Disposition von Service und Ersatzfahrzeugen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Durchführung von Vertragsverhältnissen sowie Kommunikation mit Geschäftspartnern.
Kategorien personenbezogener Daten: Namen, E-Mail-Adressen, ggf. Name des Unternehmens, Anschrift, Position, ggf. Kontaktdaten, Termindaten Fahrzeugdaten.
Empfänger der Daten: Hosting-Dienstleister
Dauer der Speicherung: Bis zur Beendigung des Vorgangs, bzw. darüber hinaus sofern gesetzlich oder steuerrechtlich (i.d.R. 10 Jahre) vorgeschrieben oder bis zur Verjährung möglicher Ansprüche (i. d. R. 3 Jahre).
Verarbeitungstätigkeit: Debitoren- & Kreditorenbuchhaltung
Zweck(e) der Verarbeitung: Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, automatisierter Abgleich mit Daten des Kontoauszuges (Zahlungen), automatisierte Zahlungen Banken.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. c DS-GVO zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, z.B. aus § 257 HGB und AO.
Kategorien personenbezogener Daten: Name; Position im Unternehmen, Firmenanschrift, Kontaktdaten, Konto- und Zahlungs-stammdaten, Zahlungsbewegungsdaten.
Dauer der Speicherung: 10 Jahre, § 257 HGB sowie AO.
Verarbeitungstätigkeit: Newsletter-Versand sowie Kundeninformation und -werbung
Zweck(e) der Verarbeitung: Erstellung und Versand von Newslettern an Kunden zu Themen aus Verkauf, Service oder Gesamtbetrieb.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. a DS-GVO als Einwilligung bei der Anmeldung zum Newsletter.
Kategorien personenbezogener Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, ggf. Fahrzeugmarke, Präferenzen, Nachweise der Einwilligung, Online-Navigationsdaten, Gewinnspielteilnahmen.
Empfänger der Daten: Newsletter-Versanddienstleister.
Dauer der Speicherung: Bis zum Widerruf der Einwilligung.
Verarbeitungstätigkeit: Backups, Archivierung und Belegmanagement
Zweck(e) der Verarbeitung: Zentraler Backup von Computern und Archivierung von Dokumenten im Unternehmen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. c DS-GVO gemäß Art. 32 DS-GVO zur Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten und Systeme; Art. 6 I lit. b DS-GVO als Umsetzung der Vertragserfüllung.
Kategorien personenbezogener Daten: Backup: alle Kategorien personenbezogener Daten, die im Unternehmen verarbeitet werden; Belegportal: Name; E-Mail-Adresse; Nutzungsdaten; Verkehrsdaten.
Empfänger der Daten: Im Belegmanagement, alle von der Kommunikation Betroffenen, LDB (Übertragung)
Dauer der Speicherung: Löschung durch Überschreiben gemäß Datensicherungskonzept. Bei Vernichtung unbrauchbarer Datenträger physische Vernichtung. Im Belegmanagement, automatische Löschung nach 6 Monaten. Ausgenommen hiervon sind Daten, die als buchhaltungsrelevante Daten einzuordnen sind. Hier gelten die jeweiligen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs-pflichten.
Verarbeitungstätigkeit: IP-Telefonie
Zweck(e) der Verarbeitung: Betrieb von IP-Telefonie und Faxversand, sowie Instandhaltung, Erweiterung und Konfiguration der Zentrale und Endgeräte; Kontrolle der Abrechnungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses; Abwicklung der Geschäfts-tätigkeiten & Kommunikation mit Geschäftspartnern.
Kategorien personenbezogener Daten: Name; Telefon-Kontaktdaten; Metadaten über Telefon- und Faxverbindungen; Dauer von Gesprächen; Größe von Fax-Dateien; Rufnummern.
Empfänger der Daten: Mitarbeiter des Telefon-Supports
Dauer der Speicherung: Im Rahmen der Standardverjährungsfristen 3 Jahre.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir setzen technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Dies gilt auch, wenn externe Dienstleistungen genutzt werden. Bei Eingabe von personenbezogenen Daten werden diese immer verschlüsselt übertragen.
Änderungen und Aktualisierungen der Datenschutzerklärung
Bitte informieren Sie sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung. Die Datenschutzerklärung wird angepasst, sobald Änderungen der durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, falls dadurch eine Mitwirkung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.